Communicatie in 4 richtingen

Informatie over veiligheid komt helaas niet altijd op de juiste plek terecht. Het is enorm triest om achteraf te constateren dat kennis binnen een organisatie wel aanwezig is om een incident of ongeval te voorkomen, maar dat betrokkenen deze kennis niet hebben (gekregen). Wat is er mis? Communiceren we wel op de juiste manier? Wat moet je doen om te zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van de juiste informatie?

Top-down
Binnen de meeste organisaties gaat er veel informatie vanuit het management naar het personeel. Deze vorm van communicatie noemen we: ‘ top-down’. Dit gaat meestal over bekende risico’s, de mogelijke consequenties en de corrigerende maatregelen om deze risico’s te verlagen tot een acceptabel niveau. Daarnaast informeren we alle medewerkers over de actuele prestaties van de organisatie en bijbehorende trends ten opzicht van eventuele targets.

Top-down informatie gebruik je om maatregelen te verduidelijken die genomen worden om risico’s weg te nemen, te beperken of te verminderen. Op die manier maakt het management haar personeel bewust van risico’s en laat ze zien dat er alles aan gedaan wordt om de veiligheid zo goed mogelijk te borgen.

Bottom-up
Wil je daadwerkelijk de veiligheid binnen je organisatie verbeteren, zorg er dan ook voor dat informatie vanuit de praktijk, bottom-up, het management bereikt. Medewerkers dienen het management op de hoogte te houden van gebeurtenissen op de werkvloer.

Sommige bottom-up informatie wordt afgedwongen door het leveren van managementinformatie (zoals prestatie-indicatoren) op vastgestelde momenten.

Maar wat doen medewerkers, wanneer ze bij de dagelijkse operatie geconfronteerd worden met spontaan ontdekte risico’s (emerging risks)? Deze kunnen ontstaan als gevolg van veranderende omstandigheden, nieuwe werkwijzen of voortschrijdend inzicht en zijn niet bekend bij het management. Pas als deze informatie het management bereikt, kan er wat mee gedaan worden. Ditzelfde geldt voor voortschrijdend inzicht (kansen voor verbetering), nieuwe ideeën en voorvallen. Deze informatie dient ‘bottom-up’ gedeeld te worden naar het management.

Zowel ‘top-down’ als ‘bottom-up’ informatie-uitwisseling is noodzakelijk. Communicatie dient in elke organisatie op zijn minst in deze twee richtingen plaats te vinden.

Peer-to-peer
Maar dan zijn we er nog niet. Waar het in feite om gaat is dat mensen er met elkaar erover gaan praten. Waar gaat het over? Wat is het risico? Begrijp ik de procedure of de genomen maatregel? Mensen dienen gezamenlijk ervoor te zorgen dat binnen hun eigen team de boodschap begrepen wordt. Dit noemen we ‘peer-to-peer’ communicatie.

Communicatie dient in vier richtingen te verlopen: verticaal en horizontaal heen en weer.

4D Communication

Als een of meerdere richtingen ontbreekt, kan er geen sprake zijn van effectieve communicatie. Communicatie over veiligheid vereist een voortdurende inspanning. De verantwoording daarvoor ligt niet alleen bij het management, maar ook bij elke medewerker.

Herhaling, herhaling, herhaling, …
Een eenmalige boodschap is weinig effectief, tenzij deze een onvergetelijke indruk achterlaat. Voor de meeste informatie geldt dat deze regelmatig herhaald moet worden. Met andere woorden: herhalen voorkomt vergeten. Het is fout om te veronderstellen dat een enkele boodschap blijft hangen. De geschiedenis heeft dit uitvoerig bewezen en de toekomst zal dit helaas nog meerdere keren bevestigen.

Management Systeem
Een van de doelstellingen van een Management Systeem is dat de communicatie binnen je organisatie geoptimaliseerd wordt. Een open en eerlijke bedrijfscultuur valt en staat met communicatie. Wellicht is dit in jouw organisatie goed geregeld, maar er zijn nog steeds vele waarbij verbeteringen doorgevoerd kunnen worden.

Hoe wordt er gecommuniceerd binnen jouw organisatie? Zijn alle vier communicatiestromen aanwezig en werken ze naar tevredenheid? Ik ben benieuwd naar jouw mening. Jouw reactie kun je kwijt in het commentaarvak hieronder.

Op een veilige wereld,

Geert

PS. Als je dit artikel interessant of waardevol vindt, DEEL dit dan met jouw netwerk. Druk op de Twitter, Facebook, Google+, Linkedin of E-mail knoppen, zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen profiteren. Immers; kennis krijgt pas waarde als je het deelt met anderen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.