Succesvolle ondernemers lossen hun problemen in één keer op!

De meeste stress op je werk krijg je door tijdgebrek. Hierdoor stapelen problemen zich op. Je bent druk bezig met de dagelijkse rompslomp en voortdurend ‘brandjes aan het blussen’. Het is bijzonder triest als je constateert dat in de loop van de tijd er weinig verandert en dat dezelfde problemen steeds weer terugkeren. Herkenbaar?

 

De oplossing voor terugkerende problemen is het vinden van een permanente oplossing!

Meestal ben je bezig met kleine ingrepen die tijdelijk iets oplossen, maar geen permante verbetering zijn. Je neemt hiermee de oorzaak niet weg. De situatie is tijdelijk gered, maar is er niets verbeterd. Succesvolle ondernemers lossen hun problemen in één keer op.

Dit klinkt logisch en dat is het ook! Meteen de eerste keer je probleem definitief de wereld uithelpen. Daarmee voorkom je een herhaling in de toekomst.

First time right

Meteen ‘de eerste keer goed’, betekent ook; de minste tijd, geld en energie. Op termijn levert dit je een enorme winst op.

Proactief
Een van de peilers van het Management Systeem is het ontwerp, planning en voorbereiding van activiteiten (of processen). Met deze proactieve activiteit vergroot je de kans op succes en verminder je bijbehorende risico’s en gevaren. De kans dat er vervolgens iets misgaat, is daarmee gereduceerd tot een acceptabel niveau.

Reactief
Maar natuurlijk is niet alles te voorspellen en bestaat er altijd een onzekere factor. In de praktijk kan het alsnog misgaan. Als dat gebeurt, dan moeten we daarvan leren en proberen te voorkomen dat we dezelfde fout nog een keer maken.

Dat klinkt allemaal logisch, maar in de praktijk blijkt het vinden van een permanente oplossing tegen te vallen. Terwijl dit helemaal niet zo moeilijk is.

Procedure
Ontwikkel samen met je managementteam een procedure om problemen definitief op te lossen. Gebruik deze procedure vervolgens consequent bij elk geconstateerd probleem – hoe groot of hoe klein ook. Deze procedure dient een onderdeel van je management systeem te zijn.

Dus, als er in je onderneming iets gebeurt waar je helemaal niet blij mee bent, zoals:

  • een incident;
  • een activiteit dat niet verloopt zoals gepland;
  • een teleurgestelde of ontevreden stakeholder;

Zorg dan dat je de ware oorzaak (‘root cause’) achterhaalt en neem deze oorzaak definitief weg. Volg bijvoorbeeld de volgende procedure bestaande uit acht stappen:

  1. Identificeer wat het probleem precies is;
  2. Achterhaal de ware oorzaak;
  3. Identificeer maatregelen die deze oorzaak wegnemen;
  4. Test en verbeter deze maatregelen net zo lang totdat ze effectief zijn in het definitief oplossen van je probleem;
  5. Documenteer de gekozen maatregelen;
  6. Train de mensen die deze maatregelen moeten implementeren en uitvoeren;
  7. Neem deze maatregelen in gebruik;
  8. Blijf controleren en bewaken of de maatregelen effectief zijn en verbeter ze indien noodzakelijk of gewenst.

Stap 4 – Test en verbeter
De vierde stap wordt vaak niet gedaan. Deze is belangrijk omdat je ervan overtuigd moet zijn, dat de gekozen maatregelen het probleem echt oplossen. Test en verbeter net zo lang als nodig is. Doe je dit niet, dan is het probleem niet opgelost en kun je wachten op een herhaling.

Stap 8 – Controleer en bewaak
De achtste stap wordt ook vaak vergeten of verwaarloosd. Je moet voortdurend controleren of je maatregelen en procedures nog effectief zijn. De context waarin je opereert is namelijk aan verandering onderhevig. Dus, wat vorig jaar nog prima werkte kan vandaag achterhaald zijn.

Geen probleem
Het is echt zo eenvoudig als het klinkt. Het definitief oplossen van terugkerende problemen, frustraties en irritaties is helemaal niet moeilijk.

Het definitief oplossen van problemen is geen probleem.

Bovenstaande procedure voor het definitief oplossen van terugkerende problemen bestaat uit acht stappen. Alle individuele stappen zijn even belangrijk en je kunt er niet één overslaan.

In een effectief Management Systeem is zo’n procedure opgenomen onder de naam: ‘corrigerende maatregel’ en draagt bij aan een voortdurende verbetering van je organisatie.

Wel doen dus …
Naast het feit dat je over zo’n procedure beschikt, is het belangrijk dat het management deze procedure ook daadwerkelijk consequent toepast.

Dit laatste bepaalt meestal het verschil tussen een permanente oplossing òf niet. Je moet natuurlijk wel zelf in actie komen.

Problemen lossen niet op, door ze voor je uit te schuiven of ze te negeren!

 

Hoe los jij problemen permanent op? Welke stappen volg jij? Wellicht heb je een makkelijkere of betere methode? Ik ben benieuwd naar jouw mening. Jouw reactie kun je kwijt in het commentaarvak hieronder.

Op een veilige wereld,
Geert

PS. Als je dit artikel interessant of waardevol vindt, DEEL dit dan met jouw netwerk. Druk op de Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn of E-mail knoppen, zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen profiteren. Immers; kennis krijgt pas waarde als je het deelt met anderen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.